Die Schlussrechnung ist die letzte Gelegenheit, etwas geltend zu machen. Danach wird jede Diskussion mühsam, und manche Ansprüche sind weg. Zwei Stunden Prüfung an dieser Stelle sind besser investiert als jede andere Stunde in der Abrechnung.
Was sie prüfbar macht
Die Frist zur Prüfung beginnt erst mit einer prüfbaren Rechnung. Prüfbar heißt:
- Bezug auf den Vertrag: Auftrag, Datum, Bauvorhaben
- Aufstellung nach Positionen des Leistungsverzeichnisses
- Mengen mit Aufmaß oder nachvollziehbarer Ermittlung
- Nachträge einzeln ausgewiesen, mit Bezug auf die Beauftragung
- Alle bisherigen Abschlagszahlungen aufgeführt und abgezogen
- Die vereinbarten Nachweise beigefügt
Fehlt Wesentliches, sollte das zeitnah und schriftlich gerügt werden, nicht, indem man die Rechnung liegen lässt. Bei vereinbarter VOB/B ist dafür eine kurze Frist vorgesehen; wer sie verstreichen lässt, kann die fehlende Prüfbarkeit später schwerer einwenden.
Die Fristen
Bei vereinbarter VOB/B ist die Schlusszahlung nach Prüfung fällig; die Prüffrist beträgt grundsätzlich 30 Tage und kann bei begründetem Aufwand auf bis zu 60 Tage verlängert werden, wenn das dem Auftragnehmer mitgeteilt wird.
Ohne VOB/B gilt das BGB; eine feste Prüffrist nennt das Gesetz nicht. Die Vergütung wird mit Abnahme und prüfbarer Schlussrechnung fällig.
In beiden Fällen gilt: Die Frist ist kein Vorschlag. Wer sie verstreichen lässt, kommt in Verzug und zahlt Zinsen.
Die fünf Prüfschritte
1. Gegen den Vertrag. Stimmen Positionen und Einheitspreise mit dem Auftrag überein? Der häufigste Fehler ist ein Einheitspreis, der sich zwischen Angebot und Schlussrechnung verändert hat.
2. Gegen das Aufmaß. Bei allem, was nicht mehr sichtbar ist, entscheidet das gemeinsame Aufmaß von damals. Wer keines hat, prüft die Behauptung gegen Fotos und Bautagebuch, oder gar nicht.
3. Nachträge einzeln. Jeder Nachtrag braucht eine Beauftragung. Was ohne Beauftragung ausgeführt wurde, ist nicht automatisch zu vergüten, siehe Nachträge prüfen.
4. Abschläge. Summe aller geleisteten Zahlungen gegen die Aufstellung in der Rechnung. Ein vergessener Abschlag ist ein teurer Rechenfehler.
5. Einbehalte und Abzüge. Gewährleistungssicherheit, vereinbarte Vertragsstrafe, Kosten der Ersatzvornahme, Bauabzugsteuer, alles, was abzuziehen ist, wird hier abgezogen und begründet.
Der Vorbehalt
Der Punkt, der am häufigsten vergessen wird und am meisten kostet.
Wer offene Mängel hat, muss sie geltend machen, bevor er die Schlusszahlung leistet, und wer eine Vertragsstrafe beanspruchen will, muss sie bereits bei der Abnahme vorbehalten haben. Ohne Vorbehalt ist die Vertragsstrafe in der Regel verloren, unabhängig davon, wie unstreitig die Verzögerung war.
Bei vereinbarter VOB/B hat auch der Auftragnehmer eine Obliegenheit: Er muss einer vorbehaltlosen Annahme der Schlusszahlung widersprechen, wenn er noch Forderungen hat. Beide Seiten haben hier also etwas zu verlieren.
Kürzen, aber begründet
Zwei Zeilen je Position:
Position 3.4: abgerechnet 248 m², festgestellt 196 m² (gemeinsames Aufmaß vom 12.09.2026). Gekürzt um 52 m² = 1.144,00 €.
Eine unbegründete Kürzung ist eine Einladung zum Streit. Eine begründete wird meistens akzeptiert, weil sie überprüfbar ist, und weil der Nachunternehmer sieht, dass geprüft wurde.
Was danach in die Akte gehört
- Die geprüfte Rechnung mit allen Anmerkungen
- Das Prüfergebnis als Schreiben, mit Datum
- Die Zahlungsanweisung
- Der schriftliche Vorbehalt, falls einer erklärt wurde
- Der Termin, an dem die Gewährleistungssicherheit zurückzugeben ist
Der letzte Punkt schließt den Kreis zur Sicherheit: Die Schlussrechnung ist der Moment, in dem dieser Termin feststeht, und der letzte, an dem ihn jemand notiert.
Dieser Text beschreibt die übliche Praxis und ersetzt keine Rechtsberatung. Fristen und Obliegenheiten hängen davon ab, ob die VOB/B wirksam vereinbart ist.