Abschlagszahlungen sind der Normalfall am Bau: Niemand geht in Vorleistung für ein halbes Jahr. Für den Bauträger sind sie die Stelle, an der er entweder den Überblick behält oder ihn verliert, denn er zahlt für einen Fortschritt, den er selbst feststellen muss.
Was zu einer prüfbaren Rechnung gehört
Eine Abschlagsrechnung, die man nicht prüfen kann, ist keine prüfbare Rechnung, und die Prüffrist beginnt dann in der Regel nicht zu laufen. Dazu gehört:
| Bestandteil | Warum |
|---|---|
| Bezug auf den Vertrag | Auftragsnummer, Datum, Bauvorhaben |
| Aufstellung nach Positionen | Nicht „70 % der Auftragssumme" |
| Erbrachte Menge je Position | Nachvollziehbar aus Aufmaß oder Plan |
| Aufmaß oder Nachweis | Bei Positionen, die man nicht sehen kann |
| Bisherige Abschläge | Was schon gezahlt wurde, abgezogen |
| Nachweise, soweit vereinbart | Prüfprotokolle, Lieferscheine |
Fehlt die Aufstellung nach Positionen, ist die häufigste Ursache nicht Nachlässigkeit, sondern Absicht: Eine Pauschalforderung ist schwerer zu kürzen als eine, die Position für Position nachvollziehbar ist.
Fristen
Bei vereinbarter VOB/B sind Abschlagszahlungen binnen 21 Tagen nach Zugang der prüfbaren Aufstellung fällig. Für die Schlussrechnung gilt eine längere Prüffrist, die sich bei umfangreichen Abrechnungen verlängern kann.
Ohne VOB/B gilt das BGB. Praktisch heißt beides dasselbe: Die Frist läuft ab Zugang einer prüfbaren Rechnung, und wer eine unprüfbare Rechnung erhält, sollte das zeitnah und schriftlich mitteilen, statt sie liegen zu lassen.
Prüfen in drei Schritten
1. Gegen den Baufortschritt. Nicht gegen die Vorstellung davon. Hier zahlt sich das Bautagebuch aus: Wer notiert hat, wann welches Gewerk mit wie vielen Leuten woran gearbeitet hat, erkennt eine Rechnung über 70 % bei tatsächlich 50 % sofort.
2. Gegen das Aufmaß. Bei allem, was später nicht mehr sichtbar ist (Leitungen, Dämmung, Abdichtung) muss vor dem Verschließen aufgemessen oder fotografiert werden. Danach ist es eine Frage des Vertrauens.
3. Gegen die bisherigen Zahlungen. Der einfachste und am häufigsten übersehene Fehler: Eine Position wird in zwei aufeinanderfolgenden Abschlägen abgerechnet. Eine fortlaufende Aufstellung je Nachunternehmer (Summe, Datum, kumuliert) verhindert das.
Kürzen, aber begründet
Wer kürzt, schreibt dazu, warum. Zwei Zeilen je Position:
Position 3.4: abgerechnet 248 m², festgestellt 196 m² (Aufmaß vom 12.09. gemeinsam). Gekürzt um 52 m².
Eine unbegründete Kürzung ist eine Einladung zum Streit. Eine begründete wird in den meisten Fällen akzeptiert, weil sie überprüfbar ist.
Sicherheitseinbehalt
Der Einbehalt für Mängelansprüche ist der einzige Hebel, der nach der Abnahme noch wirkt. Zwei Dinge dazu:
Er muss vereinbart sein. Im Vertrag, nicht in der Rechnungsprüfung.
Er muss laufen, solange die eigene Haftung läuft. Das ist die Stelle, an der Generalunternehmer regelmäßig in die Zange geraten: fünf Jahre Gewährleistung gegenüber dem Bauherrn, vier gegenüber dem Nachunternehmer, und der Einbehalt ist nach zwei Jahren ausgezahlt. Mehr dazu unter Gewährleistung am Bau.
In der Praxis wird der Einbehalt oft gegen eine Bürgschaft abgelöst. Das ist für beide Seiten sinnvoll, für den Nachunternehmer, weil sein Geld nicht liegt, für dich, weil eine Bürgschaft auch dann noch wirkt, wenn der Betrieb insolvent ist.
Der Rhythmus
Was sich bewährt hat: ein fester Tag im Monat. Alle Abschlagsrechnungen, die bis dahin eingegangen sind, werden zusammen geprüft, gegen das Bautagebuch gehalten und freigegeben.
Der Vorteil ist nicht die Zeitersparnis, sondern dass es überhaupt passiert. Rechnungsprüfung zwischen zwei Baustellenterminen wird verschoben, bis der Nachunternehmer anruft, und dann wird nicht mehr geprüft, sondern gezahlt.
Dieser Text beschreibt die übliche Praxis und ersetzt keine Rechtsberatung. Fristen und Ansprüche hängen davon ab, ob die VOB/B vereinbart ist.