Ein Baufoto fällt unter die Datenschutz-Grundverordnung, sobald darauf Personen erkennbar sind. Fotos von Bauteilen, Mängeln und Leitungen sind unproblematisch. Sobald ein Mitarbeiter, ein Nachunternehmer oder ein Kennzeichen im Bild ist, brauchst du eine Rechtsgrundlage für die Verarbeitung.
Für den Baualltag lässt sich das auf eine Arbeitsregel verkürzen: fotografiere das Bauteil, nicht die Leute.
Wann ein Foto personenbezogen ist
| Motiv | Personenbezug | Praxis |
|---|---|---|
| Mangel an der Wand, niemand im Bild | nein | unbedenklich |
| Person im Hintergrund, erkennbar | ja | Ausschnitt wählen oder unkenntlich machen |
| Person absichtlich fotografiert | ja | Rechtsgrundlage nötig |
| Kennzeichen eines Fahrzeugs | ja | Ausschnitt wählen |
| Arbeitsschutzverstoß mit erkennbarer Person | ja | zulässig, wenn nötig, dann eng begrenzt |
Die letzte Zeile ist der praktisch wichtige Fall. Ein Foto vom fehlenden Seitenschutz, auf dem jemand ohne Sicherung steht, dient der Erfüllung deiner Pflichten. Es darf gemacht werden, gehört aber nicht in eine Gruppe mit zwölf Beteiligten, sondern an den Betrieb, um den es geht.
Die drei Regeln
1. Zweckgebunden. Baufotos entstehen zur Dokumentation des Bauablaufs und zur Sicherung von Mängelrechten. Für diesen Zweck dürfen sie aufbewahrt werden, für die Website nicht. Wer ein Bild für Werbung nutzen will, holt eine gesonderte Einwilligung ein, schriftlich und widerruflich.
2. Am Projekt, nicht am Gerät. Bilder, die auf privaten Telefonen liegen, verlassen deinen Einflussbereich. Beim Ausscheiden eines Mitarbeiters fehlt dir der Zugriff, und du kannst weder Auskunft erteilen noch löschen. Dasselbe Problem entsteht in Messenger-Gruppen, siehe WhatsApp auf der Baustelle.
3. Mit Ablaufdatum. Baufotos werden so lange aufbewahrt, wie sie für Gewährleistung und Abrechnung gebraucht werden. Danach werden sie gelöscht. Der übliche Zeitraum orientiert sich an der Gewährleistungsfrist plus Sicherheitsabstand, die Ablage dazu steht unter Bauakte.
Was du dokumentieren musst
Drei Dokumente, die ein Bauträger ohnehin braucht und die sich in wenigen Stunden erstellen lassen:
- Verzeichnis von Verarbeitungstätigkeiten mit einem Eintrag „Baudokumentation": welche Daten, zu welchem Zweck, wie lange, wer hat Zugriff.
- Auftragsverarbeitungsvertrag mit jedem Anbieter, auf dessen Servern die Bilder liegen. Der Anbieter stellt ihn zur Verfügung, du unterschreibst und legst ihn ab.
- Eine kurze Anweisung an die Mitarbeiter, wie fotografiert wird und wo die Bilder landen. Eine Seite reicht.
Der zweite Punkt wird bei Software am häufigsten übersehen. Wer eine Bau-App ohne Auftragsverarbeitungsvertrag einsetzt, verarbeitet Daten auf fremden Servern ohne Grundlage.
Der Serverstandort
Fotos von Beschäftigten sind Beschäftigtendaten. Die DSGVO verbietet Anbieter außerhalb der EU nicht, verlangt aber zusätzliche Prüfungen, wenn Daten in Drittländer übertragen werden. Ein Anbieter mit Servern in Deutschland oder der EU erspart dir diese Prüfung.
Frag beim Auswahlgespräch nach dem Serverstandort und lass ihn dir schriftlich geben. Das gehört zu denselben fünf Fragen wie die nach dem Datenexport, siehe Was Bausoftware kostet.
Wenn jemand Auskunft verlangt
Ein Mitarbeiter oder ein Nachunternehmer darf wissen, welche Daten du über ihn verarbeitest, und er kann Löschung verlangen, wenn kein Zweck mehr besteht. Das ist beherrschbar, solange die Daten an einem Ort liegen.
Unbeherrschbar wird es bei verstreuten Beständen: 4.000 Bilder in einem Chatverlauf, verteilt auf sechs Telefone. Die Frage „welche Fotos von mir haben Sie" lässt sich dann nicht beantworten, und deshalb gehören Baufotos an das Projekt und nicht an Geräte.
Die Kurzfassung für die Baustelle
- Bauteil fotografieren, nicht Menschen.
- Wenn jemand im Bild ist: Ausschnitt wählen oder das Bild ersetzen.
- Bilder landen am Projekt, nicht in der privaten Galerie.
- Für Werbung gilt eine eigene, schriftliche Einwilligung.
Dieser Text beschreibt die übliche Praxis und ersetzt keine Rechtsberatung. Ob eine Verarbeitung im Einzelfall zulässig ist, gehört mit einem Datenschutzbeauftragten oder Fachanwalt geklärt.