Vier Jahre nach der Übergabe kommt die Frage: „War der Riss schon da?" Beantworten lässt sie sich nur mit dem, was damals aufgeschrieben wurde, und nur, wenn man es wiederfindet. Die Bauakte ist damit eine Versicherung mit Ablaufdatum.
Welche Fristen maßgeblich sind
Es gibt keine einheitliche Aufbewahrungsfrist für Bauunterlagen. Maßgeblich sind drei verschiedene, und die längste gewinnt:
| Grund | Dauer |
|---|---|
| Gewährleistung | 4 bzw. 5 Jahre ab Abnahme, je Vertrag |
| Steuer- und Handelsrecht | Buchungsbelege 10 Jahre, Handelsbriefe 6 Jahre |
| Öffentlich-rechtlich | Bauvorlagen und Nachweise oft dauerhaft beim Objekt |
Praktisch heißt das für einen Bauträger: Rechnungen und Verträge zehn Jahre, alles Bautechnische mindestens bis Ende der Gewährleistung, und die Unterlagen zum Bauwerk selbst dauerhaft.
Wer es sich einfach machen will, nimmt zehn Jahre für alles. Digitale Ablage kostet nichts an Platz, und die Sortierarbeit, welches Dokument welcher Frist unterliegt, kostet mehr als die Speicherung.
Was in die Akte gehört
Vertragliches Bauvertrag, Nachunternehmerverträge, Leistungsverzeichnisse mit Fassungsdatum, Nachträge mit Beauftragung, Bürgschaften im Original.
Technisches Genehmigung und Auflagen, Ausführungspläne mit Index, Statik, Prüfprotokolle: Dichtheit, hydraulischer Abgleich, Elektro, Gerüst.
Ablauf Bautagebuch, Baubesprechungsprotokolle, Behinderungsanzeigen mit eigener Antwort, Fotos, besonders die vor jedem Verschließen.
Abschluss Abnahmeprotokolle mit Mängelliste und Vorbehalten, Übergabeprotokolle, Aufmaße, Schlussrechnungen mit Prüfergebnis.
Mängel Anzeige, Zustellnachweis, Frist, Nachprüfung mit zweitem Foto. Der letzte Punkt fehlt am häufigsten, eine nachgebesserte Stelle ohne Bild danach ist im Zweifel eine, an der nie etwas gemacht wurde.
Sortiert nach Bauvorhaben, nicht nach Jahr
Der häufigste Ablagefehler. In vier Jahren sucht niemand „September 2026", sondern „Kirchweg 12".
Eine Struktur, die trägt:
Kirchweg 12/
01 Vertrag und Vergabe/
02 Pläne und Nachweise/
03 Ablauf (Tagebuch, Protokolle, Fotos)/
04 Mängel/
05 Abnahme und Übergabe/
06 Abrechnung/
07 Gewährleistung (Termine, Sicherheiten)/
Ordner 07 ist der, den man bei der Anlage nicht braucht und vier Jahre später als einzigen öffnet. Dort gehören hinein: Ablaufdaten je Nachunternehmer, wo die Bürgschaften liegen, der Termin für die Begehung vor Fristablauf.
Der Export ist die eigentliche Anforderung
Wer Software benutzt, hat einen Teil der Akte darin: Mängel: Fotos, Anzeigen, Protokolle. Das ist bequem, und riskant, wenn die Daten nur dort lesbar sind.
Software-Abos laufen selten fünf Jahre durch. Betriebe wechseln das Programm, Anbieter ändern ihr Produkt, und die Gewährleistung läuft weiter.
Deshalb gehört in die Ablage-Routine ein Schritt, der nichts kostet und alles rettet:
Nach der Übergabe: einmal alles exportieren und in die Bauakte legen.
PDF für das, was gelesen wird. Fotos als Dateien. Die Daten in einem offenen Format, wenn es eines gibt. Einmal je Bauvorhaben, eine halbe Stunde, und die Akte überlebt jeden Anbieterwechsel.
Was man nicht aufbewahren muss
- Zwölf Fassungen desselben Plans. Die letzte gilt, die vorletzte gehört dazu, wenn danach gebaut wurde. Der Rest kann weg.
- Angebote abgelehnter Anbieter, sobald die Vergabe entschieden und dokumentiert ist.
- Die Messenger-Verläufe. Was daraus wichtig war, gehört als Dokument in die Akte, der Chat selbst ist kein Archiv, siehe WhatsApp auf der Baustelle.
Und die Sicherung
Eine Bauakte, die nur auf einem Gerät liegt, ist eine Bauakte auf Zeit. Zwei Kopien an zwei Orten, eine davon außer Haus, das ist keine IT-Strategie, sondern das Minimum für Unterlagen, die fünf Jahre halten sollen.
Dieser Text beschreibt die übliche Praxis und ersetzt keine Rechts- oder Steuerberatung. Die genannten Fristen sind Anhaltspunkte; im Einzelfall entscheiden Vertrag, Steuerrecht und Landesbaurecht.