Der Lizenzpreis macht bei Bausoftware selten mehr als die Hälfte der Kosten der ersten drei Jahre aus. Der Rest entsteht durch Einrichtung, Schulung, Arbeitszeit während der Umstellung und durch Nutzer, an die beim Angebot niemand gedacht hat. Wer zwei Anbieter vergleichen will, rechnet deshalb über 36 Monate und über alle Personen, die Zugriff brauchen.
Die Preismodelle
| Modell | Wie es abgerechnet wird | Wann es passt |
|---|---|---|
| Pro Nutzer und Monat | jede Person mit Zugang | fester, kleiner Kreis |
| Pro Projekt | je laufendem Bauvorhaben | wenige Objekte, viele Beteiligte |
| Staffel nach Betriebsgröße | Paket mit Nutzerobergrenze | wachsende Betriebe |
| Einmalkauf mit Wartung | Lizenz plus jährliche Pflege | selten geworden |
Die erste Zeile ist der Standard bei den bekannten Anbietern. Sie wird teuer, sobald Nachunternehmer mitarbeiten sollen, denn jeder zusätzliche Zugang kostet denselben Satz wie der Bauleiter.
Belastbare Listenpreise veröffentlichen die großen Anbieter kaum. PlanRadar und Capmo nennen Preise auf Anfrage und staffeln nach Funktionsumfang. Was in einem Vergleich steht, der Zahlen nennt, ohne die Quelle zu datieren, ist geraten. Wie ein sauberer Vergleich abläuft, steht unter Bauprojektmanagement-Software auswählen.
Die vier Posten, die im Angebot fehlen
1. Einrichtung. Projekte anlegen, Nutzer einrichten, Vorlagen bauen, Pläne hochladen. Rechne mit vier bis acht Stunden je laufendem Objekt beim Start, danach mit einer Stunde je neuem Projekt.
2. Schulung. Ein halber Tag je Person, die täglich damit arbeitet. Bei fünf Leuten sind das zweieinhalb Personentage, die niemand in die Rechnung schreibt.
3. Die Umstellungsphase. Zwei bis drei Monate laufen zwei Systeme parallel, weil die alten Projekte im alten Verfahren zu Ende gehen. Das ist die teuerste Position und die einzige, die sich nicht vermeiden lässt. Woran die Einführung sonst scheitert, steht unter Bausoftware für kleine Betriebe.
4. Die Nutzer, an die niemand denkt. Der Polier, der Geschäftsführer, die Bauleitung im Urlaub, die Sachbearbeiterin, die Rechnungen zuordnet. Aus drei geplanten Zugängen werden sechs.
Eine Vergleichsrechnung über drei Jahre
So wird aus zwei Angeboten eine vergleichbare Zahl:
Lizenz je Nutzer und Monat × Anzahl Nutzer × 36
- Einrichtung (Stunden × Stundensatz)
- Schulung (Personentage × Stundensatz × 8)
- Umstellung (geschätzte Mehrarbeit in Stunden × Stundensatz)
- Zusatzmodule, die du tatsächlich brauchst
- Kosten für Nachunternehmerzugänge = Gesamtkosten 36 Monate
Beim Vergleich zweier Anbieter verschiebt sich die Rangfolge durch die letzten beiden Zeilen regelmäßig. Ein niedriger Nutzerpreis mit bezahlten externen Zugängen liegt bei zehn beteiligten Firmen über einem höheren Preis mit freien Gastzugängen.
Was den Preis rechtfertigt
Die Rechnung hat zwei Seiten. Auf der Nutzenseite stehen Stunden, und die lassen sich schätzen:
| Wirkung | Realistische Größenordnung |
|---|---|
| Mängel nicht zweimal erfassen | 20 bis 40 Minuten je Bauleitertag |
| Protokoll statt Handarbeit | 15 bis 20 Minuten je Baubesprechung |
| Fotos ohne Sortierarbeit | 1 bis 2 Stunden je Woche |
| Ein vermiedener Streitfall über vier Jahre | vierstellig bis fünfstellig |
Die letzte Zeile trägt die Investition allein, tritt aber unregelmäßig ein. Die ersten drei Zeilen kommen jeden Monat und sind deshalb die ehrlichere Grundlage. Bei 30 Minuten am Tag und 20 Arbeitstagen im Monat sind das zehn Stunden je Bauleiter und Monat.
Die Fragen an den Anbieter
Fünf Fragen, die im Verkaufsgespräch selten von allein beantwortet werden:
- Was kostet ein Zugang für einen Nachunternehmer? Und: Braucht er überhaupt einen?
- Welche Funktionen sind im genannten Preis enthalten und welche kosten extra?
- Wie komme ich an meine Daten heran, wenn ich kündige? Format, Umfang, Kosten.
- Welche Laufzeit und welche Kündigungsfrist gelten? Jahresverträge mit automatischer Verlängerung sind üblich.
- Was passiert bei einem Preisanstieg? Und wie oft wurde in den letzten Jahren erhöht?
Frage 3 ist die wichtigste und wird am häufigsten ausweichend beantwortet. Wer die Daten für die gesamte Gewährleistungszeit braucht, muss sie exportieren können, siehe Bauakte aufbewahren.
Der Selbsttest vor dem Kauf
Nimm ein laufendes Objekt und erfasse damit vier Wochen lang die Mängel, parallel zum bisherigen Verfahren. Danach weißt du zwei Dinge: ob die Leute es benutzen, und wie viele Minuten ein Mangel wirklich kostet. Beides schlägt jede Kalkulation auf dem Papier.