Die wöchentliche Baubesprechung ist das einzige Format, in dem alle Beteiligten gleichzeitig dieselbe Information bekommen. Sie ist deshalb entweder eine Stunde gut investierte Zeit oder eine Stunde Kaffeetrinken, und das entscheidet sich am Protokoll.
Fester Termin, feste Dauer
Gleicher Wochentag, gleiche Uhrzeit, maximal eine Stunde. Der Grund ist nicht Ordnungsliebe: Ein Termin, der jede Woche neu abgestimmt wird, findet irgendwann nicht mehr statt, und dann läuft Koordination wieder über zwölf Einzeltelefonate.
Wer teilnimmt: Bauleitung, die Poliere der Gewerke, die gerade oder als Nächstes dran sind, bei Bedarf der Bauherr oder Planer. Nicht alle zwölf Gewerke jede Woche, das ist der schnellste Weg, den Termin unattraktiv zu machen.
Die fünf Punkte
1. Offene Mängel. Der Reihe nach, mit Frist und Verantwortlichem. Nicht vorlesen, durchgehen, was seit der letzten Woche passiert ist und was nicht.
2. Fertigmeldungen. Welches Gewerk meldet fertig? Das ist die Voraussetzung dafür, dass das nächste anfangen kann, und der häufigste Grund für Leerlauf, wenn es fehlt.
3. Was diese und nächste Woche ansteht. Mit Namen dahinter, nicht mit Gewerken. „Elektro" ist niemand; „Herr Meier ab Montag mit drei Leuten" ist jemand.
4. Behinderungen. Was fehlt, wer besorgt es, bis wann. Hier gehören auch die Dinge hin, die noch keine förmliche Behinderungsanzeige sind. Es ist die letzte Gelegenheit, bevor sie eine wird.
5. Offene Entscheidungen. Was braucht der Bauherr zu entscheiden, bis wann? Die ungetroffene Entscheidung ist bei Bauträgerprojekten die häufigste Verzögerungsursache.
Was ins Protokoll gehört
| Angabe | Warum |
|---|---|
| Datum, Uhrzeit, Ort | Ohne Datum kein Bezug |
| Teilnehmer mit Firma | Wer war da, wer nicht |
| Punkt, fortlaufend nummeriert | Wiederaufnahme in der nächsten Woche |
| Wer ist zuständig | Ohne Namen passiert nichts |
| Bis wann | Ohne Datum passiert es später |
| Status: neu, läuft, erledigt | Sonst wächst das Protokoll nur |
Die fortlaufende Nummer über alle Besprechungen hinweg ist der Trick, der am meisten spart: Punkt 34 bleibt Punkt 34, bis er erledigt ist. Wer jede Woche neu nummeriert, verliert nach vier Wochen den Faden.
Der Satz, der das Protokoll zum Beleg macht
Ans Ende, in jedes Protokoll:
Dieses Protokoll gilt als genehmigt, wenn nicht innerhalb von sieben Kalendertagen nach Zugang schriftlich widersprochen wird.
Ein Protokoll, dem niemand widersprochen hat, ist der beste alltagstaugliche Beleg für den Stand der Dinge, deutlich besser als die Erinnerung aller Beteiligten ein Jahr später.
Wichtig: Das ersetzt keine förmliche Anzeige. Ein Mangel gehört trotzdem in eine Mängelanzeige, eine Behinderung in eine Behinderungsanzeige. Das Protokoll hält fest, dass darüber gesprochen wurde, nicht mehr, aber auch nicht weniger.
Versand
Noch am selben Tag. Ein Protokoll, das drei Tage später kommt, wird nicht gelesen; eines, das eine Woche später kommt, wird bestritten.
An alle Teilnehmer, plus die Gewerke, die einen Punkt betreffen. Und wie überall: Was eine einzelne Firma betrifft, geht als Anzeige an diese Firma. Das Protokoll bleibt der gemeinsame Stand, die Gesamtmängelliste gehört nicht hinein.
Der häufigste Fehler
Das Protokoll wird zur Sammelstelle. Nach acht Wochen hat es 60 Punkte, von denen 40 erledigt sind und niemand mehr liest, welche.
Abhilfe: Erledigte Punkte wandern in einen eigenen Abschnitt am Ende oder verschwinden ganz, wenn sie an anderer Stelle nachweisbar sind. Die erste Seite enthält nur, was offen ist. Alles andere wird nicht gelesen, und ein Protokoll, das nicht gelesen wird, ist eine Stunde Kaffeetrinken mit Papier.
Dieser Text beschreibt die übliche Praxis und ersetzt keine Rechtsberatung.