Ein Bautagebuch auf Papier wird geführt, bis es regnet. Eines im Tabellenprogramm wird geführt, bis der erste Freitag kommt, an dem eine ganze Woche fehlt. Ein digitales wird geführt, wenn der Eintrag dort entsteht, wo die Beobachtung entsteht, sonst nicht.
Die sechs Anforderungen
1. Der Eintrag entsteht vor Ort. Darin liegt der Unterschied zwischen Aufzeichnung und Rekonstruktion. Zeitnahe Aufzeichnungen sind glaubhafter, und sie enthalten die Kleinigkeiten, die man am Freitag vergessen hat.
2. Datum und Uhrzeit setzt das Gerät. Nicht der Mensch. Ein Eintrag, dessen Datum jemand eingetippt hat, ist ein Eintrag, dessen Datum jemand eingetippt hat.
3. Foto und Text gehören zusammen. Die häufigste Konstruktion in kleinen Betrieben: Text im Programm, Bilder in der Telefongalerie. Nach vier Wochen gehört beides nicht mehr zusammen, und im Streitfall lässt sich nicht zeigen, welches Bild zu welchem Tag gehört.
4. Sprache statt Tippen. Auf dem Rohbau, mit Handschuh, bei Minusgraden tippt niemand fünf Zeilen. Eine Sprachnachricht mit Datum und Baustelle ist ein vollwertiger Eintrag.
5. Nachträgliche Änderungen bleiben erkennbar. Ein Tagebuch, in dem man den Eintrag von vorletzter Woche unbemerkt überschreiben kann, ist als Beleg wenig wert. Korrekturen gehören als neuer Eintrag mit eigenem Datum hinein.
6. Export. Dazu unten mehr. Sie ist die wichtigste Anforderung von allen.
Warum der Export die wichtigste Anforderung ist
Das Bautagebuch wird über die gesamte Gewährleistung gebraucht: vier oder fünf Jahre nach der Abnahme. Software-Abos laufen selten so lange durch, Anbieter ändern ihr Produkt, und Betriebe wechseln das Programm.
Vor dem Kauf also die konkrete Frage stellen, und sich die Antwort zeigen lassen, nicht zusagen:
- Gibt es einen vollständigen Export aller Einträge, inklusive Fotos?
- In welchem Format? PDF zum Lesen, Daten zum Weiterverarbeiten.
- Geht das ohne Rückfrage beim Anbieter, also selbst und jederzeit?
- Was passiert mit den Daten nach Kündigung, und wie lange bleiben sie abrufbar?
Ein Bautagebuch, das nur in einem Programm lesbar ist, dessen Abo ausgelaufen ist, gibt es nicht mehr. Das ist kein theoretisches Risiko; es ist der Normalfall nach fünf Jahren.
Was es nicht können muss
- Automatische Wetterdaten sind angenehm, aber kein Kaufgrund. Temperatur und Niederschlag stehen in jeder Wetter-App.
- Freie Formularbaukästen. Wer sie einmal einrichtet, pflegt sie nie wieder.
- Anbindung an die Zeiterfassung. Ein Bautagebuch ist kein Lohnsystem, und die Vermischung macht beides unübersichtlich.
- Auswertungen und Diagramme. Ein Bautagebuch wird gelesen, wenn jemand etwas sucht, nicht ausgewertet.
Woran die Umstellung scheitert
Fast nie an der Software. An diesen drei Dingen:
Es wird parallel geführt. Papier und Programm nebeneinander, „bis wir uns sicher sind". Nach drei Wochen ist das Papier vollständig und das Programm leer.
Zu viele Felder. Eine digitale Vorlage mit 25 Pflichtfeldern wird drei Tage lang ausgefüllt und danach gar nicht.
Nur der Bauleiter darf schreiben. Der Polier sieht die Hälfte dessen, was ins Tagebuch gehört. Wenn er es nicht eintragen kann, landet es in einer Sprachnachricht, die niemand archiviert.
Der Umstellungsplan
Woche 1: Eine Baustelle, nur das Tagebuch, nichts anderes. Papier bleibt liegen. Woche 2: Fotos dazu, drei am Tag, immer mit Eintrag verknüpft. Woche 3: Der Polier bekommt Zugriff und trägt selbst ein. Woche 4: Erster Export. Sieht das aus wie etwas, das man einem Anwalt geben würde? Wenn nein, ist jetzt der richtige Zeitpunkt zum Wechseln, nicht in vier Jahren.
Der letzte Schritt wird meistens ausgelassen und ist der einzige, der die wichtigste Frage beantwortet.
Dieser Text beschreibt die übliche Praxis und ersetzt keine Rechtsberatung.