Ein Mustertext ersetzt kein Nachdenken, spart aber die zwanzig Minuten, in denen man dasselbe zum siebten Mal formuliert. Hier steht ein vollständiges Schreiben, dahinter die Begründung für jeden Absatz, und die drei Sätze, die man sich sparen sollte.
Das Muster
[Firma des Auftraggebers, Straße, PLZ Ort, Telefon, E-Mail]
[Firma des Nachunternehmers]
[Ansprechpartner]
[Straße]
[PLZ Ort][Ort], [Datum]
Mängelanzeige – Bauvorhaben [Bezeichnung], [Anschrift]
Sehr geehrte Damen und Herren,
bei der Begehung des oben genannten Bauvorhabens wurden die nachfolgend aufgeführten Mängel an Ihrer Leistung festgestellt. Wir fordern Sie auf, diese bis zu der jeweils genannten Frist zu beseitigen und uns die Fertigstellung anzuzeigen.
1. [Ort: Wohneinheit, Geschoss, Raum, Bauteil], Frist: [Datum]
[Beschreibung des Zustands. Was ist, nicht was zu tun ist.]
Festgestellt am: [Datum]
Gewerk: [Gewerk]
(Fotos anbei)2. [Ort], Frist: [Datum]
[Beschreibung]Sollte die Frist ohne Rückmeldung verstreichen, behalten wir uns die Rechte aus § 4 Abs. 7 und § 8 Abs. 3 VOB/B vor. Diese Anzeige erfolgt unbeschadet weitergehender Ansprüche.
Mit freundlichen Grüßen
[Name]
[Firma]
Warum die Absätze so aussehen
Der Absender oben. Eine Mängelanzeige ist ein Geschäftsbrief. Ohne Absender mit vollständiger Anschrift fehlt ihr die Form, die man später gern hätte.
Die Betreffzeile nennt das Bauvorhaben. Ein Nachunternehmer arbeitet an fünf Baustellen. „Mängelanzeige" allein landet auf dem falschen Stapel.
Der erste Absatz enthält die Aufforderung. Das ist der Satz mit der Rechtsfolge. Eine Aufzählung von Mängeln ohne die Aufforderung, sie zu beseitigen, ist eine Mitteilung.
Je Mangel: Ort, Zustand, Frist. In dieser Reihenfolge, weil der Empfänger zuerst wissen will, wo er hinfahren muss. Die Frist gehört in die Überschrift der Position und nicht in den Fließtext, dort wird sie überlesen.
Der Hinweis auf die VOB/B steht am Ende und nicht am Anfang. Am Anfang liest er sich als Drohung, am Ende als Selbstverständlichkeit. Und: Er gehört nur dorthin, wenn die VOB/B wirklich vereinbart ist. Steht sie nicht im Vertrag, gilt das Werkvertragsrecht des BGB, und der Satz ist falsch.
Drei Sätze, die man weglässt
„Wir bitten um kurzfristige Erledigung." Das ist keine Frist und schwächt die daneben stehende.
„Wie bereits mehrfach besprochen …" Entweder es gibt eine frühere schriftliche Anzeige (dann wird sie mit Datum benannt) oder es gab Gespräche, die niemand beweisen kann. Der vorwurfsvolle Ton kostet Zusammenarbeit und bringt nichts.
„Andernfalls werden wir rechtliche Schritte einleiten." Unbestimmte Drohungen wirken nicht. Der Verweis auf die konkreten Vorschriften sagt dasselbe, präziser und ruhiger.
Formulierungen für die Mangelbeschreibung
Der häufigste Fehler: Es wird die Lösung beschrieben statt des Zustands.
| Statt | Besser |
|---|---|
| Steckdose versetzen | Steckdose sitzt 8 cm tiefer als im Elektroplan, Putz ringsum beschädigt |
| Fuge nacharbeiten | Silikonfuge zwischen Wanne und Wand auf 40 cm Länge gerissen |
| Tür richtig einstellen | Zimmertür schleift beim Öffnen am Boden, Spalt ungleichmäßig |
| Malerarbeiten nachbessern | Zweite Anstrichlage fehlt, Untergrund schlägt auf 2 m² durch |
Die rechte Spalte kostet fünf Wörter mehr und beschreibt einen überprüfbaren Zustand. Die linke ist eine Anweisung, und wer die Ausführung vorschreibt, übernimmt die Verantwortung dafür, dass sie richtig ist.
Versand und Nachweis
Die schönste Formulierung nützt nichts, wenn der Zugang nicht belegbar ist. In der Praxis:
- Als PDF an die im Vertrag genannte E-Mail-Adresse, nicht an die private Handynummer des Poliers.
- Fotos im PDF, nicht als lose Anhänge, sonst sind sie in drei Monaten nicht mehr zuzuordnen.
- Eine Kopie in die eigene Akte, nach Bauvorhaben abgelegt.
- Bei wichtigen Fällen zusätzlich per Post.
Dieser Text ist ein Formulierungsvorschlag aus der Praxis und ersetzt keine Rechtsberatung. Ob die VOB/B gilt und welche Rechte im Einzelfall bestehen, entscheidet der Vertrag.